Zásady zpracování osobních údajů – GDPR

I. Údaje o správci osobních údajů

Správcem osobních údajů je: META, o. p. s. – Podpora příležitostí ve vzdělávání

IČO: 26982633
Sídlo: Žerotínova 1124/35, 130 00 Praha 3
Kontaktovat nás můžete na adrese sídla nebo emailem na adrese: info@meta-ops.cz

II. Základní zásady

Při své činnosti zpracováváme níže uvedené osobní údaje. Při zpracovávání osobních údajů se řídíme platnými právními předpisy, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 – obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“). Osobní údaje zpracováváme pro níže uvedené účely a vždy jen v rozsahu, který je nezbytný pro daný účel. Osobní údaje zpracováváme jen ze zákonných důvodů. Bez Vašeho souhlasu můžeme osobní údaje zpracovávat obecně v případech, kdy:

• zpracování je nezbytné k plnění naší zákonné povinnosti (např. naše povinnosti podle zákona o účetnictví),
• zpracování je nezbytné k plnění smlouvy, kterou s Vámi uzavíráme (např. pokud Vám poskytujeme služby sociálního poradenství, zpracováváme relevantní údaje, které jsou pro poradenství potřebné).
• na zpracování osobních údajů máme oprávněný zájem (např. pokud Vám poskytujeme kurz, zpracováváme Vaše údaje na prezenčních listinách, abychom byli schopni konání a účast na kurzu prokázat případné kontrole nebo donorům, kteří kurz financují).

Osobní údaje zpracováváme tak, aby byly náležitě zabezpečeny před neoprávněným přístupem k údajům, náhodnou ztrátou, zničením, nebo poškozením.
Konkrétní osoby pracující s osobními údaji jsou vázány povinností mlčenlivosti.

III. Jaké údaje zpracováváme:

Kontaktní údaje 

V souvislosti s Vaším projeveným zájmem o naše služby a za účelem jejich poskytování (např. poradenství, kurzy, učebnice) zpravidla zpracováváme Vaše kontaktní údaje. Kontaktními údaji rozumíme jméno a příjmení, telefonní číslo, emailová, případně i poštovní adresa.

Právním základem je náš oprávněný zájem a plnění smlouvy.

Fakturační údaje

Fakturačními údaji rozumíme obecně údaje uvedené v daňových dokladech a údaje potřebné pro vedení účetnictví, ať již zboží nebo službu objednáváme, nebo poskytujeme. Mohou zahrnovat údaje o Vašem zaměstnavateli, pokud hradí službu nebo zboží, které si u nás objednáváte.

Právním základem zpracování je plnění právní povinnosti.

Identifikační údaje

Identifikačními údaji rozumíme kromě jména a příjmení také datum narození, adresu trvalého pobytu (u cizinců adresu pobytu), státní příslušnost a případně také akademický titul. U nezletilých sem patří také identifikační údaje zákonného zástupce.

Identifikační údaje zpracováváme v případě, že je to potřebné pro některá právní jednání (např. uzavření smlouvy).

Právním základem zpracování je plnění smlouvy nebo náš oprávněný zájem.

Údaj o škole

Název školy, ve které působíte nebo do které docházíte, zpracováváme, pokud se u nás registrujete za účelem kurzu nebo jiných služeb z oblasti vzdělávání. Údaj využíváme k vnitřním statistickým účelům a pro organizaci a poskytnutí kurzu nebo jiných služeb.

Právním základem zpracování je plnění smlouvy a náš oprávněný zájem.

Záznamy prokazující účast a realizaci kurzu nebo jiné aktivity

Když se účastníte námi poskytovaného kurzu, semináře, případně jiné aktivity, zpracováváme zpravidla záznam potvrzující Vaši účast. Může jít o prezenční listinu obsahující jméno, příjmení a Váš podpis, nebo v případě online formy jméno, příjmení a Vaši fotografii (screenshot obrazovky s videokonferencí).

Právním základem zpracování je náš oprávněný zájem.

Údaje potřebné pro poskytnutí služby

Zpracováváme také údaje, které se o Vás dozvíme v souvislosti s poskytováním dohodnutých služeb, pokud jsou relevantní pro poskytnutí služeb. Například v případě sociálního poradenství a sociálně-aktivizačních služeb můžeme zpracovávat údaj o druhu Vašeho pobytu v ČR, obsah konzultací, Vámi poskytnuté dokumenty, kontakty na další zapojené osoby a rodinné příslušníky a relevantní údaje o nich.

V případě přípravných kurzů na střední školy zpracováváme vzhledem k účelu kurzu u účastníků také údaj o druhu a délce pobytu v ČR a údaj o ukončeném základním vzdělání.

Právním základem zpracování je plnění smlouvy.

Údaje o zdravotním stavu a o zdravotním pojištění

V případě, že je to potřebné pro zajištění bezpečnosti a zabránění újmy na zdraví v souvislosti s účastí na nějaké námi pořádané akci (kurzu, volnočasové aktivitě), žádáme účastníky nebo jejich zákonné zástupce o informace o případných zdravotních omezeních účastníka akce. Zpracováváme informace o zdravotním stavu, které nám účastník nebo jeho zákonný zástupce výslovně sdělí a s jejichž zpracováním zároveň vyjadřuje souhlas. Účelem je prevence škod a případné uplatnění nebo bránění práv souvisejících s újmou na zdraví.

Ze stejných důvodů můžeme zpracovávat v souvislosti s přihláškou na námi pořádaný kurz nebo aktivitu údaj o zdravotním pojištění (název zdravotní pojišťovny, případně jak byl údaj ověřen).

Právním základem zpracování je plnění právní povinnosti a náš oprávněný zájem.

Údaje ve vzdělávací aplikaci (www.levouzadnionline.cz)

V případě, že se registrujete do online vzdělávací aplikace pro výuku češtiny jako druhého jazyka, zpracováváme Vaše jméno a příjmení, email, rok narození, obec a kraj Vašeho bydliště, Váš mateřský jazyk, jméno školy, kam docházíte (jste-li student) nebo kde působíte (jste-li učitel), údaje o Vaší jazykové úrovni (údaj o délce pobytu v ČR, údaj o jazykové přípravě, o účasti v jazykovém kurzu), a zda přicházíte do ČR z důvodu války na Ukrajině. Pokud se registrujete jako učitel, zpracováváme také dobrovolně poskytnuté detaily o Vaší praxi (údaj o délce Vaší praxe, o Vaší aprobaci, o třídě, kde působíte). Zpracováváme také údaje dobrovolně poskytnuté v dotaznících zpětné vazby.

Při používání aplikace zpracováváme data ukládaná aplikací (nastavení, postup ve cvičeních, hodnocení, záznamy chatu).

Uživatel aplikace si může účet kdykoli zrušit. Zrušení účtu provede anonymizaci údajů bez možnosti obnovy. V případech stanovených v Podmínkách použití aplikace může uživatelský účet zrušit také metodik.

Právním základem zpracování je plnění smlouvy (zřízení a využívání uživatelského účtu a umožnění přístupu do něj z různých zařízení) a náš oprávněný zájem (optimalizace služeb aplikace, statistické účely).

Údaje o Vaší jazykové úrovni

Pokud je to potřebné pro poskytování našich služeb (např. pro organizaci kurzu a zařazení do kurzu), zpracováváme kromě kontaktních nebo identifikačních údajů také údaje vypovídající o Vaší jazykové úrovni (např. úroveň znalosti češtiny, údaj o délce pobytu v ČR, údaj o zemi původu), o Vašem pracovním zařazení (např. zda vykonáváte pozici pedagogického pracovníka a jakou).

Právním základem zpracování je plnění smlouvy a náš oprávněný zájem.

Údaje pro výběrová řízení

Hlásíte-li se do výběrového řízení (např. na pozici zaměstnance, dobrovolníka nebo do námi pořádaného kurzu pro dvojjazyčné asistenty pedagoga), zpracováváme také Vámi zaslané CV a motivační dopis. Tyto údaje můžeme zpracovávat ještě po dobu 1 roku od ukončení výběrového řízení pro případ, že bychom v této době konali výběrové řízení nové na tutéž nebo obdobnou pozici. Na základě Vašeho souhlasu můžeme tyto údaje zpracovávat i delší dobu.

Právním základem zpracování je plnění smlouvy a náš oprávněný zájem, případně Váš souhlas.

Údaje pro personální účely

Nastupujete-li u nás jako zaměstnanec, zpracováváme kromě identifikačních údajů také údaje o Vaší zdravotní pojišťovně, Vašem rodném příjmení, Vaše rodné číslo, údaje o Vašich dětech, a to pro účely plnění povinností vyplývajících z právních předpisů v oblasti daní, sociálního a zdravotního pojištění. Můžeme zpracovávat také doklady o Vaší způsobilosti vykonávat určitou práci (doklad o dosaženém vzdělání, výpis z rejstříku trestů). U cizinců zpracováváme také údaje vyžadované právními předpisy pro ohlášení na úřadu práce (kromě identifikačních údajů také občanství, druh pobytu, místo a datum narození, údaje z pasu – číslo a kdo ho vydal).

Zpracováváme také Vámi poskytnuté číslo bankovního účtu pro zasílání mzdy.

Některé z těchto údajů zpracováváme také v případě, že u nás nastupujete jako dobrovolník nebo stážista, vždy v rozsahu, v jakém to vyžadují platné právní předpisy.

Údaje zpracováváme po dobu vyplývající z právních předpisů, což je u některých údajů (zejména pracovní smlouva, výplatní lístky, obecně údaje potřebné pro účely důchodového pojištění) doba 30 let.

Právním základem zpracování je plnění právní povinnosti a plnění smlouvy.

Údaje pro newslettery

Pokud s tím souhlasíte, zpracováváme za účelem zasílání newsletterů (informačních emailů) Vaše jméno, příjmení, emailovou adresu, datum registrace, případně informaci týkající se oblasti zájmu.

Údaje zpracováváme do odvolání souhlasu. Souhlas je možné odvolat kdykoli.

Právním základem zpracování je souhlas subjektu údajů.

Fotografické, audio a video záznamy

Pokud s tím souhlasíte, pořizujeme a zpracováváme fotografie, audio nebo video záznamy z našich aktivit, které zahrnují Vaši podobiznu nebo jiné projevy osobní povahy. Účelem zpracování je propagace našich aktivit, naší organizace a témat, kterými se zabýváme, případně také propagace činnosti donora, který podpořil aktivitu, v rámci níž byl záznam pořízen. Účelem může být také pouze doložení aktivit projektu donorovi, který projekt finančně podpořil.

Záznamy pořizujeme vždy na základě Vašeho souhlasu a konkrétní účel a doba zpracování osobních údajů jsou popsány při udělení Vašeho souhlasu.

Právním základem zpracování je souhlas subjektu údajů.

IV. Doba zpracování osobních údajů

Pokud není výše uvedeno jinak, platí pro dobu zpracování osobních údajů následující pravidla:

V rámci svých veřejně prospěšných aktivit jsme příjemci dotací, příspěvků a jiných bezúplatných plnění, a tato podpora je obvykle vázána na určitý projekt, jehož aktivity musíme být schopni donorovi prokázat. Ve vztahu k donorům máme obvykle povinnost archivovat projektové dokumenty po dobu 10 let, a to je také doba, po kterou zpracováváme osobní údaje, pokud je zpracováváme v souvislosti s našimi veřejně prospěšnými aktivitami. Dobu 10 let počítáme od prvního dne roku následujícího po ukončení projektu.

V ostatních případech zpracováváme osobní údaje po dobu vyžadovanou právními předpisy. Zpravidla se jedná o dobu 5 – 10 let. Pokud právní předpisy lhůtu neukládají a osobní údaje potřebujeme pro ochranu svých práv či oprávněných zájmů, je doba zpracování zpravidla 4 roky.

V. Příjemci osobních údajů

Vaše údaje můžeme předat těmto příjemcům:

1. Osobní údaje poskytujeme pověřeným zpracovatelům, aby osobní údaje zpracovávali pro nás na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Zpracovatelé jsou povinni údaje zpracovávat jen v dohodnutém rozsahu a v souladu s GDPR. Využíváme důvěryhodné zpracovatele, kteří poskytují dostatečné záruky dodržení standardů GDPR.

Našimi zpracovateli jsou zejména poskytovatelé účetních, poradenských, technologických a IT služeb. Používáme produkty společností Google a Microsoft, SimpleShop, Eco mail, SLAB/NON PROFITIO.

1. Příjemci osobních údajů jsou donoři realizovaných projektů, kterým můžeme být povinni v rámci kontroly předávat základní informace o účastnících projektu (např. prezenční listiny). Donorům můžeme na základě Vašeho souhlasu a za podmínek v něm specifikovaných předat také fotografické, audio nebo video záznamy pořízené v rámci podpořených aktivit.
2. V případě, že to vyžadují právní předpisy ČR, mohou být osobní údaje předány orgánům veřejné moci a jiným subjektům (zejména Policie ČR, soudy, exekutoři, insolvenční správci, finanční správa, správa sociálního zabezpečení, Nejvyšší kontrolní úřad).
3. Osobní údaje mohou být výjimečně poskytnuty jiným subjektům v případě neočekávané události, kdy je poskytnutí údajů nezbytné za účelem ochrany života, zdraví, majetku nebo jiného veřejného zájmu nebo je-li to nezbytné k ochraně našich práv, majetku či bezpečnosti.

VI. Vaše práva jako subjektu údajů

Máte právo požadovat od nás přístup k osobním údajům týkajícím se Vaší osoby včetně práva na kopii zpracovávaných osobních údajů za podmínek stanovených článkem 15 GDPR.

Máte právo kdykoliv odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, které jsou námi zpracovávány na základě Vašeho souhlasu, za podmínek stanovených článkem 7 GDPR.

Máte právo kdykoli požadovat opravu nepřesných osobních údajů nebo doplnění neúplných osobních údajů (článek 16 GDPR). Máte právo na omezení zpracování osobních údajů za podmínek stanovených článkem 18 GDPR a právo na výmaz údajů za podmínek stanovených článkem 17 GDPR.

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů z důvodů vyplývajících z Vaší konkrétní situace, za podmínek stanovených článkem 21 GDPR.

Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování za podmínek stanovených článkem 22 GDPR.

Máte právo na oznámení o porušení zabezpečení Vašich osobních údajů za podmínek stanovených článkem 34 GDPR.

Svá práva může uplatnit emailem na adrese: info@meta-ops.cz nebo písemně na adrese: META, o.p.s. – Podpora příležitostí ve vzdělávání, Žerotínova 1124/35, 130 00 Praha 3. Odpovíme co nejdříve, nejpozději do 30 dnů od přijetí žádosti.

Pokud se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů dochází k porušení povinností stanovených v GDPR, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
telefon: 234 665 111
E-mail: posta@uoou.cz
Datová schránka: qkbaa2n
www.uoou.cz

VII. Účinnost tohoto dokumentu

Tento dokument slouží především Vám, jako subjektu údajů, abyste se mohli seznámit s tím, jak s osobními údaji nakládáme, už v době, kdy nám své údaje poskytujete.

Vedle tohoto dokumentu Vás můžeme o zpracování osobních údajů informovat i prostřednictvím samostatných informací, sdělení či souhlasů.

Staráme se o to, aby informace v tomto dokumentu byly aktuální. Dokument jsme oprávněni měnit a doplňovat, Vaše práva vyplývající z tohoto dokumentu a z příslušných právních předpisů však neomezíme.

Tento dokument je účinný v tom znění, ve kterém je zveřejněn na našich webových stránkách (https://meta-ops.eu/clanek/zasady-zpracovani-osobnich-udaju).

Naposledy byl aktualizován ke dni 15. 2. 2024.